Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

1. Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de los datos personales recolectados a través de la aplicación móvil LE-App y de los demás canales institucionales es:

2. Marco legal

Esta política se expide en cumplimiento de la Constitución Política de Colombia (artículo 15), la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 (que compila el Decreto 1377 de 2013), la Ley 1098 de 2006 (Código de la Infancia y la Adolescencia) y las demás normas que las modifiquen, reglamenten o complementen. La autoridad de control en materia de protección de datos personales es la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

3. Definiciones

• Titular: persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento (estudiantes, padres de familia, acudientes, docentes, personal administrativo y usuarios de la aplicación).
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los datos de salud o los biométricos.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Responsable: quien decide sobre la base de datos y el tratamiento.
• Encargado: quien realiza el tratamiento por cuenta del responsable.
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular o de su representante legal.

4. Alcance

Esta política aplica a todas las bases de datos y archivos que contengan datos personales tratados por los Liceos del Ejército Nacional, incluidos los obtenidos mediante LE-App, sus sitios web, formularios de matrícula, plataformas académicas y canales de atención.

5. Datos que recolectamos

5.1 De estudiantes

• Nombres, apellidos, tipo y número de documento, fecha de nacimiento.
• Grado, curso, sede, jornada y código estudiantil.
• Información académica: calificaciones, asistencia, observaciones, tareas y actividades.
• Fotografía institucional, cuando aplique.

5.2 De padres, madres y acudientes

• Nombres, documento de identidad, parentesco con el estudiante.
• Correo electrónico, número de celular y dirección.
• Información de pagos y estado de cuenta, si la aplicación los muestra.

5.3 De docentes y personal administrativo

• Datos de identificación y contacto, cargo, asignaturas y cursos a cargo.

5.4 Datos técnicos de uso de la aplicación

• Modelo del dispositivo, sistema operativo, versión de la app e identificadores técnicos.
• Token para el envío de notificaciones.
• Registros de acceso, fecha y hora de uso e informes de errores.

LE-App no vende datos personales ni los utiliza con fines publicitarios.

6. Datos de niños, niñas y adolescentes

La mayoría de los estudiantes de los Liceos son menores de edad. Por ello, el tratamiento de sus datos:

• Responde y respeta el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
• Asegura el respeto de sus derechos fundamentales.
• Se limita a lo necesario para la prestación del servicio educativo y la comunicación con la familia.
• Cuenta con la autorización de su representante legal, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, valorando su opinión según su madurez y autonomía.

Las cuentas de estudiantes en LE-App son creadas y administradas por la institución. Si un padre o acudiente considera que se han recolectado datos de un menor sin la debida autorización, puede escribir al correo indicado en la sección de contacto para solicitar su revisión o supresión.

Los datos sensibles, como los de salud, solo se tratan cuando son indispensables (por ejemplo, para atender una emergencia) y con autorización expresa. El titular o su representante no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles.

7. Finalidades del tratamiento

• Prestar el servicio educativo y gestionar los procesos de admisión, matrícula y permanencia.
• Registrar y consultar calificaciones, asistencia, observaciones y reportes académicos y de convivencia.
• Comunicar circulares, citaciones, eventos, horarios y novedades a estudiantes y familias.
• Enviar notificaciones a través de la aplicación.
• Gestionar la relación con padres y acudientes, incluidos pagos y certificados cuando aplique.
• Atender solicitudes, peticiones, quejas, reclamos y sugerencias.
• Garantizar la seguridad de la comunidad educativa y el control de acceso a las sedes.
• Mantener, mejorar y dar soporte técnico a la aplicación.
• Cumplir obligaciones legales y reportes a autoridades educativas, como el Ministerio de Educación Nacional y las secretarías de educación (por ejemplo, SIMAT).
• Elaborar estadísticas institucionales, preferiblemente con datos anonimizados.

8. Autorización

La autorización para el tratamiento se obtiene al momento de la matrícula, mediante el formato institucional firmado por el padre, madre o acudiente, y al aceptar esta política al ingresar a LE-App. La institución conserva prueba de dichas autorizaciones. No se requiere autorización en los casos previstos en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, como la información requerida por una entidad pública en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

9. Derechos de los titulares

Como titular, o como representante legal del menor titular, usted tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite ante la institución.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión de los datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales.

10. Procedimiento para consultas y reclamos

10.1 Consultas

Las consultas se atenderán en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Si no es posible atenderlas en ese plazo, se informará el motivo y la nueva fecha, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.

10.2 Reclamos

Los reclamos de corrección, actualización, supresión o por presunto incumplimiento deberán incluir: identificación del titular, descripción de los hechos, dirección de contacto y los documentos que se quieran hacer valer. Si el reclamo está incompleto, se solicitará completarlo dentro de los cinco (5) días siguientes; si pasados dos (2) meses no se presenta la información, se entenderá desistido. El término máximo de respuesta es de quince (15) días hábiles, prorrogable por ocho (8) días hábiles más, informando el motivo.

10.3 Canal de atención

Las consultas y reclamos se reciben en el correo electrónico cordinacion.itic@liceosejercito.edu.co.

11. Seguridad de la información

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos contra pérdida, acceso no autorizado, alteración o uso indebido, entre ellas: cifrado de la comunicación (HTTPS/TLS), autenticación de usuarios, control de acceso por roles (cada usuario ve solo la información que le corresponde), copias de respaldo y acuerdos de confidencialidad con el personal y los proveedores. Ningún sistema es totalmente infalible; si se presenta un incidente de seguridad que afecte sus datos, se informará a los titulares y a la Superintendencia de Industria y Comercio según la ley.

12. Conservación de los datos

Los datos se conservan mientras el estudiante tenga vínculo con la institución y durante el tiempo adicional exigido por las normas de archivo y educación (por ejemplo, para la expedición de certificados y constancias académicas). Los datos técnicos de uso se conservan solo durante el tiempo necesario para el soporte y la mejora de la aplicación. Cumplido el plazo, los datos se eliminan o anonimizan.

13. Cambios a esta política

Esta política puede actualizarse para reflejar cambios normativos o en el funcionamiento de la aplicación. Los cambios sustanciales se comunicarán a través de LE-App o de los canales institucionales antes de su aplicación y, cuando la ley lo exija, se solicitará una nueva autorización.

14. Contacto

Para cualquier inquietud sobre esta política o el tratamiento de sus datos personales, escriba a cordinacion.itic@liceosejercito.edu.co.